Gần như hầu hết mọi người thực hiện brainstorm (động não hay bão não) sai cách, Ralph Keeney nói, và cuối cùng lãng phí khoảng thời gian bỏ ra. Ông ấy muốn cho chỉ cho bạn cách thực hiện đúng quá trình này.
Là một giáo sư danh dự tại khoa Kinh doanh của Đại học Duke, đồng thời là nhà cố vấn tại nhiều tổ chức như Bộ Năng lượng và vừa tháng trước là một công ty năng lượng Đức với lợi nhuận hàng năm lên tới 40 tỷ đô la, Keeney đã dành cả sự nghiệp cho một bộ môn được gọi là “khoa học ra quyết định”, giúp cho các công ty và cơ quan chính phủ mang sự chú trọng và nghiêm ngặt vào quá trình đưa ra quyết định của họ để lãng phí ít thời gian hơn trong việc biểu quyết và thay vào đó làm sáng tỏ mục tiêu trước khi họ cố gắng đạt được chúng. 13 năm trước, ông đã chấp bút cho một cuốn sách, hiện vẫn đang được tái bản, mang tên Value-Focused Thinking: A Path to Creative Decision-Making, cuốn sách nêu ra thực trạng nhiều lãnh đạo của các doanh nghiệp đang đi ngược lại quy tắc đưa ra quyết định đúng đắn. Thay vì phân tích kĩ lưỡng những mục tiêu họ hy vọng đạt được, họ lao vào bằng cách đưa ra những giải pháp với những vấn đề chung chung, không cụ thể.
“Khi hầu hết họ thực hiện brainstorming, họ đi khắp nơi và suy nghĩ theo cách khác thường”, ông ấy nói. “Tôi nghĩ họ nên nghĩ theo lẽ thường – theo chiều hướng đúng của vấn đề cần phải như thế”.
Nghiên cứu mới nhất của ông được đăng trên ấn bản ra tháng 12 trên một tạp chí mang tên Phân tích quyết định (Decision Analysis), cho thấy điều ông tin tưởng là cách tiếp cận đúng. Ví dụ như ở Đức, công ty mà ông cố vấn đang cố gắng đối phó với tình hình sử dụng năng lượng đang thay đổi chóng mặt, khi năng lượng hạt nhân sẽ bị cấm vào năm 2022, nhiệt điện chạy bằng than sẽ bị hạn chế và cho tới năm 2020 ít nhất 20% nguồn năng lượng của công ty sẽ phải xuất phát từ nguồn không phát thải khí carbon. “Công ty phải thay đổi một cách phi thường để tồn tại trong 10 năm tới,” ông nói.
Thay vì triệu tập tất cả nhân viên vào một phòng hội nghị và động não suy nghĩ về những giải pháp, Keeney đã gặp mỗi người một giờ với 19 lãnh đạo chủ chốt, bao gồm CEO. Ông ấy hối thúc mỗi người về điều họ nghĩ là mục tiêu của công ty. Sau đó, ông đã biên soạn một danh sách gồm 450 thứ những vị lãnh đạo muốn đạt được. Ông đã tổng hợp hàng trăm mục tiêu và tóm lược chúng thành 40 mục tiêu chính, với 200 hạng mục nhỏ hơn. Vì sao? Bởi, như nghiên cứu trên đây của ông ấy, trước khi bạn thực hiện brainstorm, điều thiết yếu là cần đi qua quá trình phân tích và chú trọng vào mục tiêu cần đạt tới. Đây là 4 bước mà Keeney đưa ra để brainstorm một cách hiệu quả:
- Xác định rõ vấn đề bạn muốn giải quyết
Điều này có vẻ nói dễ hơn làm. Keeney miêu tả một nghiên cứu sinh tiến sĩ đã đi ra biển để cố gắng đưa ra một đề tài tốt nghiệp và tìm người hướng dẫn cho đề tài này. Anh ta đã đưa ra những ý tưởng về những mục tiêu khá mơ hồ, cuối cùng tự anh ta đánh giá chúng tiêu cực hơn là tích cực. “Tôi không nghĩ mình có thể thực hiện nó”, “Nó không thú vị đối với tôi,” “Nó có vẻ quá khó” và “nó sẽ rất tốn thời gian.” Sau cùng thì ai đó đã cho anh ta một gợi ý không hề vấp phải những trở ngại nói trên. Anh chàng nghiên cứu sinh nhanh chóng nắm bắt lấy đề tài đó. Nhưng Keeney cho rằng đây là một cách không nên được khuyến khích khi đưa ra những quyết định hệ trọng trong đời. Thay vào đó, ông cho rằng chàng nghiên cứu sinh nên tự ép bản thân đưa ra thêm ít nhất là 5 lựa chọn dự phòng khác và sau đó cân nhắc kĩ lưỡng tất cả những lựa chọn có trong tay, “xác định những mục tiêu của luận án tốt nghiệp, đánh giá những giải pháp thay thế và lựa chọn giải pháp tốt nhất.” Kết quả cuối cùng sẽ xứng đáng với công sức bỏ ra.
- Xác định những mục tiêu của một giải pháp khả thi
Đây là điều Keeney đã làm cho công ty năng lượng của Đức và cũng là điều ông đóng góp cho nhiều cơ quan chính phủ khác, bao gồm Bộ An ninh Nội địa Hoa Kỳ và Bộ Năng lượng. Điều này không dễ dàng và nó tốn thời gian những nếu bạn có thể tiếp cận những mục đích của mình một cách nghiêm túc và thuộc làu những thứ mình muốn đạt được, quá trình động não của bạn sẽ trở nên hiệu quả hơn nhiều.
Keeney đã dẫn ra một ví dụ điển hình về quá trình này. David Kelley, nhà sáng lập của hãng thiết kế tên tuổi IDEO, muốn thiết kế một thiết kế cho phép người đi xe đạp di chuyển và uống cà phê trong khi họ đang đạp xe. Một vài cách để miêu tả thứ ông ta muốn thiết kế: “nắp đậy cốc cà phê chống tràn,” hoặc “giá đỡ cốc lắp trên xe đạp”. Nhưng một miêu tả tốt hơn nhiều cho mục đích trên là: “giúp người đạp xe uống cà phê mà không bị tràn hoặc bỏng lưỡi.” Keeney thích miêu tả này vì nó xác định rõ ràng những mục tiêu của IDEO, muốn giúp người đạp xe: 1) uống cà phê, 2) chống tràn, 3) tránh bị bỏng lưỡi. Ông thậm chí còn tự mình bổ sung thêm vài mục đích khác như: tránh phân tâm khi đạp xe, phòng ngừa tai nạn giao thông, giữ cà phê nóng và tối thiểu hóa chi phí. Việc đi vào cụ thể và chi tiết về những cách thiết kế sản phẩm như vậy khiến IDEO có khả năng thành công cao hơn nhiều.
- Cố gắng tạo ra những giải pháp một cách độc lập
Trước khi tham gia vào một phiên brainstorm tập thể, những tổ chức nên đề nghị nhân viên của mình tự tư duy độc lập trước. Một vấn đề với brainstorm tập thể là khi chúng ta nghe giải pháp của một người khác về cùng một vấn đề, chúng ta có xu hướng nhìn nhận nó như thứ Keeney gọi là một “cái mỏ neo”. Nói cách khác, chúng ta mắc kẹt trong mục tiêu và giải pháp tiềm năng khi loại trừ những mục tiêu khác. Ví dụ như, khi Keeney cố vấn cho một công ty sản xuất điện thoại di động vài năm trước đây, công ty này đã có khá nhiều mục tiêu. Nó muốn sản xuất một chiếc điện thoại mỏng nhẹ nhưng vẫn có tích hợp tính năng định vị toàn cầu GPS (Đây là tình huống Keeney đã thực hiện trước đây khá lâu nhưng bài học của nó vẫn còn nguyên giá trị). Khi những nhà lãnh đạo công ty ngồi lại cùng nhau để cùng động não về cách tạo nên một chiếc điện thoại tốt hơn, một người đã đưa ra vấn đề gặp phải với trọng lượng của điện thoại. Ngay lập tức, những thành viên khác trở nên gắn chặt với ý tưởng này và quên đi những mục tiêu khác của sản phẩm. Tham dự một cuộc họp với những giải pháp tiềm năng sẽ giảm thiểu rủi ro người tham dự bị sa lầy vào một mục tiêu duy nhất.
- Một khi bạn đã hiểu rõ gốc rễ vấn đề của mình, những mục tiêu đặt ra và giải pháp bạn tự đưa ra đã sẵn sàng, đây là lúc cùng ngồi lại với đồng đội của mình.
Mặc dù ông thừa nhận không dễ dàng gì để tránh “neo” vào những giải pháp của người khác trong phiên brainstorm tập thể, Keeney tin rằng nếu người tham dự có chuẩn bị trước, làm sáng tỏ vấn đề, xác định mục tiêu, và cố gắng đưa những giải pháp một cách độc lập, một phiên làm việc chung sẽ cực kì hiệu quả.
Ở cuối bài nghiên cứu, ông miêu tả một workshop năm 2018 ông tổ chức để đưa ra những cách cải thiện việc thoát hiểm ở những những tòa nhà lớn trong trường hợp bị tấn công khủng bố, dựa trên đề xuất của Viện Tiêu chuẩn và Công nghệ Quốc gia. Keeney đã làm việc trong 2.5 ngày với hơn 30 chuyên gia từ những lĩnh vực khác nhau từ phòng cháy chữa cháy, thiết kế tòa nhà cho tới chuyên gia về người tàn tật và hành vi con người. Kết quả thu được sau khi trải qua quá trình gồm 4 bước của Keeney là một danh sách gồm 300 cách khác nhau để sơ tán, thoát hiểm khẩn cấp. Sau đó, những người tham gia đã đánh giá nhiều ý tưởng khác nhau bao gồm việc sử dụng chuông báo điện thoại để hướng dẫn người bị nạn tới những lối thoát và tòa nhà được kết nối với những cầu trên cao mỗi 5 tầng. Tất nhiên, hy vọng là những giải pháp này sẽ không bao giờ phải sử dụng tới. Nhưng phương pháp brainstorm của Keeney đã thực sự giúp cả nhóm tìm được những sự đề xuất hiệu quả.
Nguồn: forbes.com
