Tôi yêu công cụ Adobe Indesign, một phần mềm dàn trang linh hoạt và hoàn hảo nhất hiện nay. Thế nhưng tôi vẫn nhớ rõ đã gặp khó khăn như thế nào khi lần đầu học dùng công cụ này. Dưới đây là vài mẹo hay tôi ước có thể biết ngay khi bắt đầu học, và đó cũng là câu trả lời cho một số câu hỏi mọi người thường hỏi tôi.
Đây không phải là tài liệu hướng dẫn mà là một vài mẹo hay hiện rất phổ biến (mặc dù tôi đã tự khám phá ra khi học). Hy vọng những mẹo này sẽ giúp bạn sử dụng Indesign hằng ngày một cách tốt nhất.
Canh Lề và Tràn Lề
Nếu bạn đang chuẩn bị in một tài liệu, trước hết hãy chú ý đến việc canh lề (margins) và tràn lề (bleeds). Máy in sẽ gợi ý kích thước tràn lề cần thiết, tuy nhiên thông thường bạn nên đặt kích thước tràn lề khoảng 1/8 inch hay 3mm. Ước lượng khu vực tương tự nên hạn chế sử dụng chữ và những yếu tố thiết kế quan trọng (như là logo). Hãy định dạng khoảng tràn lề theo chuẩn quy định trong hộp thoại cài đặt định dạng ngay khi bạn bắt đầu làm việc với Indesign.
Các Trang Masters
Sử dụng các trang master sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian khi làm việc với một tài liệu có nhiều trang, như brochure hay catalog. Các trang master được dùng để tự động chèn những yếu tố cơ bản vào nhiều trang khác nhau. Tất cả các chức năng của trang master được thiết lập với bất kỳ trang nào bạn chọn. Các yếu tố này là mặc định, không cần phải chọn lựa cài đặt, và cho phép bạn tiếp tục thiết kế trang mà không phải lo lắng về việc sửa đổi những yếu tố đã được định dạng trước (như số trang, lưới, guides, hay các yếu tố đồ họa).
Để cài đặt các master, bạn vào bảng Pages và nhấp chuột 2 lần vào “A-Master”.
Hãy thêm các yếu tố được lặp lại nhiều lần ở các trang như số trang, đường guides, hộp thư thoại, khung hình, các yếu tố đồ họa…. Bạn có thể cài đặt nhiều trang master trong một thiết kế, điều này rất hữu dụng cho các brochure có nội dung thường xuyên thay đổi (ví dụ như phần giới thiệu chủ yếu là chữ tiếp theo sau các trang chứa nhiều hình ảnh).
Để áp dụng trang master vào trang mới, bạn chỉ cần nhấp chuột kéo nó vào bảng Master trên panel Pages. Nếu bạn đã làm đến các tính năng của layout, mà lại quên tạo trang master, bạn cũng có thể biến bất kỳ trang nào thành trang master bằng cách kéo trang đó vào bảng Master Pages.
Và dĩ nhiên bạn có thể chỉnh sửa các yếu tố của trang master trên một trang riêng biệt nào đó, chỉ cần nhấp chuột 3 lần lên yếu tố đó hoặc nhấp chuột đồng thời nhấn giữ phím Shift +Command (trên Mac) hoặc Shift + Control (trên Windows). Bây giờ bạn có thể chọn và chỉnh sửa chỉ trong trang bạn đang làm việc mà không làm ảnh hưởng đến toàn bộ các trang khác.
Khung
Indesign đặt nội dung của bạn trong khung, áp dụng với cả văn bản và hình ảnh, cũng như cơ sở dữ liệu và nội dung tương tác.
Có 2 loại khung: khung dành cho văn bản và khung dành cho hình ảnh.
Khung văn bản tương đối dễ hiểu. Sau khi định hình cho khung văn bản (thường là hình chữ nhật nhưng đôi khi cũng có thể là hình tròn hoặc hình vẽ bằng công cụ Pen), bạn sẽ có 2 lựa chọn, hoặc là đánh chữ trực tiếp vào khung, hoặc là nhập dữ liệu từ một file tài liệu bên ngoài, bằng cách vào File/Place hoặc dùng tổ hợp phím Command + D trên Mac và Control + D trên Windows.
Khung hình ảnh cũng tương tự như vậy. Sau khi tạo khung hình ảnh, bạn có thể chọn hình mặc định hoặc tự vẽ, bạn có thể tô màu hoặc đưa hình từ máy của bạn vào bên trong khung. Tương tự, bạn cũng có thể dùng lệnh File → Place hoặc tổ hợp phím tắt như trên.
Có một cách khác để đưa hình hoặc văn bản vào, đơn giản chính là kéo thả file hình hoặc file văn bản đó vào trong file thiết kế, Indesign sẽ tự động nhận dạng và tạo ra khung chứa hình hoặc chứa chữ tương ứng. Nếu bạn đưa nội dung vào 1 khung có sẵn, nó sẽ thay nội dung cũ bằng nội dung mới nhưng vẫn giữ nguyên kích thước khung.
Thay đổi kích thước văn bản trong khung
Nắm rõ các phím tắt để chèn hình vào khung rất hữu ích, và với các phím tắt đó, bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa nội dung theo ý muốn. Để giữ nguyên kích thước khung và cân bằng nội dung cho vừa trong khung, hãy nhấn tổ hợp phím Command + Option + Shift + E. (Lưu ý, nếu hình và Frame (khung) không cùng 1 tỷ lệ thì sẽ bị dư ra khoảng trắng).
Nếu bạn muốn hình ảnh vừa với khung, hãy dùng lệnh Command + Option + Shift + C (nếu hình và khung không cùng tỷ lệ, thì hình sẽ luôn lớn hơn khung và bị cắt mất một số phần)
Để đặt nội dung ngay chính giữa khung, dùng lệnh Command + Shift + E. Và hãy dùng tổ hợp phím Command + Option + C để có Frame (khung) bằng với hình, nếu bạn ngược lại muốn giữ nguyên vị trí hình và thay đổi kích thước Frame (khung).
Chọn Khung
Chọn khung ở trên cùng thì rất dễ, nhưng sẽ rất khó nếu có nhiều khung chồng lên nhau, thế nên bạn có thể di chuyển giữa các khung bằng cách nhấn giữ phím Command (trên Mac) và Ctrl (trên Windows) sau đó nhấp chuột vào khung để chọn, tiếp tục click chuột và lặp lại các bước tương tự nếu bạn có nhiều khung.
Định dạng hình ảnh
Indesign có thể đọc được nhiều loại file hình ảnh (bao gồm JPEG, PNG, EPS, PICT, PDF, PSD và TIFF). Nếu bạn chuẩn bị in, thì hãy chắc rằng hình ảnh đó có định dạng được chấp nhận. Nếu bạn dùng định dạng file cho phép độ phân giải thấp, như JPEG, hãy lưu ý kiểm tra xem hình ảnh có độ phân giải đúng 300 PPI hay không, và có được lưu ở hệ màu CMYK hay chưa.
Không chèn hình lớn hơn kích thước gốc, vì nếu hình của bạn có kích thước gốc là 3×5 inches, thì hình sẽ bị vỡ nếu phóng lớn lên 12×20 inches,.
Nên an toàn nhất là tránh sử dụng định dạng JPEG, mà hãy dùng định dạng file phù hợp cho in ấn như EPS và TIFF.
Chèn file PSD vào Indesign
Bạn cần quan tâm đặc biệt đến hình ảnh có định dạng PSD. Tính năng đưa file PSD vào Indesign thật sự hiệu quả khi cần làm việc với file có nền trong suốt hoặc bán trong suốt, đặc biệt nếu đặt vào nền màu hoặc có texture. Một tính năng hữu ích khác là có thể tắt/bật một số layer trong file PSD ngay trong Indesign (mà không cần dùng Photoshop).
File PSD có thể tốn rất nhiều bộ nhớ, nên đôi khi có thể gây ra một số vấn đề khi xuất file PDF. Lời khuyên của tôi là đối với file đơn giản nên tránh dùng PSD mà có thể dễ dàng Flattened (gộp các layer lại) rồi lưu thành file TIFF hay EPS. Nhưng trong trường hợp bắt buộc phải dùng file PSD, hãy chắc rằng file đó có độ phân giải 300 PPI và hệ màu CMYK, và nhớ giữ đúng kích thước gốc. Và khi xuất ra PDF, nhớ kiểm tra tùy chọn Transparency Flattening (gộp file trong suốt) đã đặt ở mức High (cao) hay chưa.
Thiết lập Transparency Flattening.
Bạn có thể tạo ra các tùy chỉnh trong suốt bằng cách vào Edit → Transparency Flattener Presets:
Trong phần lớn trường hợp, nên chọn “High Resolution”. Bạn có thể kiểm tra lại thiết lập này có tác dụng chưa khi xuất file PDF, bằng cách vào File → Export, chọn PDF, sau đó chọn Tab “Advanced”, và chỉnh “Transparency Flattener” thành mặc định tùy chọn “High Resolution.”
Có nên Copy và Paste?
Một tính năng của Adobe Creative Suite là copy và paste giữa các phần mềm của nó. Nhưng bạn có thể làm không có nghĩa là bạn nên làm vậy. File vector nên được tạo ra trong Illustrator, và hình bitmap thì nên được lưu trong Photoshop. Điều này không những giúp bạn có thể điều chỉnh mỗi thành tố đó mỗi khi cần mà còn có thể lưu lại từng lần cập nhật. Bạn nên giữ các yếu tố đồ họa tương ứng trong Illsutrator và Photoshop và bạn có thể dễ dàng cập nhật với chỉ một cú click chuột
Mỗi hình trong Indesign có thể thấy trong bảng Links, bạn có thể mở bảng đó ra bằng vào menu Window → Links hoặc nhấn tổ hợp phím Command/Control + Shift + D.
Bạn có thể cập nhật hình thay thế hoặc kiểm tra vị trí của chúng trực tiếp trên bảng Links. Mở menu Links, chọn tên của file ảnh và click vào mũi tên bên phải.
Chọn màu sắc.
Indesign được cài đặt gần giống với Illustrator trong việc sử dụng màu. Bạn có tùy chọn để làm việc với các thanh điều chỉnh màu trực tiếp, trong cả hệ màu RGB hay CMYK (hãy nhớ dung hệ màu CMYK khi in ấn). Hãy nhấn F5 để mở bảng Color, và sau đó tùy chỉnh màu trên thanh trượt.
Bạn có thể chọn màu từ bảng Swatches hoặc có thể thêm màu mới vào. Mở bảng Swatches bằng cách nhấn phím F6. Nếu bạn thường dùng một màu nào đó, hãy lưu màu đó vào bảng swatches. Ngoài ra bạn có thể nhập các màu mà bạn đã tạo ra bằng Illustrator hoặc Photoshop.
Bạn cũng có thể chọn những màu pha sẵn trong những thư viện có sẵn, như là Pantone. Nhưng hãy nhớ điều này, nếu design của bạn chỉ in ở hệ màu CMYK thì đừng nên dùng màu Pantone, mà tốt hơn hết là chuyển màu đó qua CMYK, từ đó bạn có thể quan sát kết quả chính xác hơn.
Dùng màu đen chuẩn
Dường như rất khó để dùng đúng màu đen, vốn là màu chuẩn theo bảng màu CMYK (ví dụ 40,40,30,100). Màu đen đúng chuẩn là màu đen thể hiện tốt nhất trên một diện tích lớn, như là logo hay là nền đen. Nó sẽ không bị nhạt màu, thường nhạt thành màu xám, nên sẽ đặc biệt hữu dụng khi in những bảng quảng cáo lớn ngoài trời hoặc tờ rơi.
Mặc dù vậy, văn bản chính nên luôn luôn để màu đen (100% K) để tránh những lỗi về việc chồng phim. Vì một vài lý do, registration Black (100% đúng theo bảng màu CYMK) không nên dùng cho body text hoặc những line mỏng.
Các kiểu dùng chữ và đoạn văn bản
Tính năng tạo ra các kiểu trình bày cho đoạn văn bản và chữ là một tính năng giúp tiết kiệm tốt nhất. Bảng này luôn mở sẵn mỗi khi bạn mở công cụ Indesign, nhưng nếu vì một lý do nào đó bạn muốn tắt đi, hãy nhấn tổ hợp phím Command/Control + F11. Bạn có thể tạo ra những style yêu thích với rất nhiều tùy chọn và rồi bạn có thể áp dụng style đó vào văn bản chỉ với một cú click chuột.
Style cho chữ cũng hoạt động theo cách tương tự, nhưng chúng không bị chia tách bởi các đoạn, thến nên cách dùng này cực kỳ hữu ích để nhấn mạnh các từ và cụm từ trong một đoạn văn. Bạn cũng có thể nhúng kiểu chữ đó vào trong đoạn văn và rồi định ra nhiều cách áp dụng nó vào các từ hay kí tự xác định.
Ký tự đặc biệt
Các ký tự đặc biệt – một tính năng dường như ít được tận dụng trong Indesign, bao gồm những thứ như ngày tháng, số trang, và “trang 1 của x trang”. Ký tự đặc biệt giải phóng bạn khỏi việc nhập dữ liệu bằng tay hoặc chỉnh sửa thủ công.
Trong một trang thiết kế nhỏ, các chỉnh sửa chi tiết đôi khi không quan trọng, nhưng hãy tưởng tượng nếu bạn cần chỉnh sửa một catalog 164 trang hoặc quyển sách 200 trang. Chỉnh sửa thủ công có thể là một rắc rối lớn (tin tôi đi, đấy là từ kinh nghiệm chính bản thân tôi). Để chèn ký tự đặc biệt bạn hãy vào menu Edit.
Ngoài ra, bạn có thể đơn giản click phải lên văn bản để mở ra menu. Hãy khám phá các tùy chọn, bạn có thể đưa vào nhiều loại biểu tượng, dấu cách, khoảng cách và thụt đầu dòng qua menu này, bao gồm cả câu lệnh cực kỳ hữu ích “Indent in here”.
Các hình dạng của ký tự đặc biệt
Đây là một lưu ý quý giá, bằng cách sử dụng nó, bạn có thể khám phá ra tất cả các ký tự trong một font chữ. Điều này rất thuận tiện khi bạn cần tìm một biểu tượng đặc biệt hay làm việc với một ngôn ngữ nào đó có các ký tự đặc biệt.
Lệnh Tìm kiếm/Thay thế
Một tính năng cực kỳ hữu dụng khác nữa cho những văn bản nhiều chữ chính là tính năng Tìm kiếm/Thay Thế. Tôi không biết nhiều về bạn, nhưng với kinh nghiệm của tôi, với những đoạn văn bản dài, thật tuyệt vời nếu khách hàng có thể yêu cầu bạn thay tất cả những phần lỗi của một cụm từ hoặc tiêu đề xác định. Khi bạn có cả một quyển sách 192 trang với chân trang, chú giải, đề mục … thì việc thay thế thủ công có thể làm bạn nản chí.
Trong trường hợp này, sử dụng thật thông minh tính năng Tìm kiếm/Thay Thế sẽ cứu rỗi bạn. Bạn có thể tìm thấy tính năng này trong menu Edit hoặc nhấn Command/Control + F, nếu đó là một đoạn text hay tiêu đề hơi khác thường, đây là cách dễ dàng nhất: đánh ra nguyên văn của đoạn văn gốc sau đó đánh phần mới cần thay thế vào bên dưới, sau đó nhấn nút “Replace All”. Có một vài tùy chọn cao cấp hơn để thay thế các ký tự đặc biệt như dấu nối, gạch ngang, hay dấu ngoặc kép….
Nếu vấn đề phức tạp hơn, như là từ cần thay thế chỉ ở phần tiêu đề, bạn có thể dùng tùy chọn nâng cao để tìm ra một số yếu tố đặc biệt. Ví dụ, nếu tiêu đề có font khác với văn bản chính, bạn có thể dùng điều này. Hãy dùng phần tùy chọn font trong hộp “Find format”.
Nếu bạn nhớ rõ thì bạn có thể thêm những thứ như khoảng trắng hay cách đoạn trong phần tìm kiếm, ví dụ như khi phần từ cần thay đổi được theo sau bởi khoảng trống. Thêm những ký tự đặc biệt bằng cách click vào mũi tên “@” bên phải hộp Find, hoặc tìm một ký tự đặc biệt bằng cách vào tab Glyph. Thay Glyphs từng cái một có thể là cách tốt nhất, vì bạn có thể theo dõi công việc và tiến trình của mình.
Bạn cũng có thể tìm kiếm những yếu tố bằng cách dùng tùy chọn tìm kiếm đặc biệt, ví dụ nếu tất cả các khung của bạn đều có viền đen và bạn muốn bỏ toàn bộ các viền đó, bạn có thể chọn tùy chọn này trong tab Object của hộp thoại Tìm Kiếm/Thay Thế .
Tất nhiên, nếu bạn dùng Objects Style, vốn hoạt động giống Paragraph Styles, thì bạn không cần dùng tính năng này. Tuy nhiên, đây vẫn là cách nhanh nhất để làm việc nếu bạn quên lưu style, hay nếu bạn làm việc trên một file được tạo bởi người khác ,hoặc nếu bạn muốn thay đổi 1 chi tiết quen thuộc với các loại style khác nhau.
Bật chế độ xem trước.
Thay vì ẩn hết các đường guides, bạn có thể nhấn ký tự “W” (đảm bảo rằng bạn đang không soạn văn bản) để nhanh chóng chuyển đổi qua lại giữa Document View và Working View (hoặc Normal view), với tất cả những phần chừa lề, đường guides, viền. Tôi thường dùng chế độ này để kiểm tra bố cục (cách bố trí), bởi vì các đường guides đôi khi làm bạn mất tập trung và không có cái nhìn toàn cảnh.
Tính năng nhập dữ liệu
Ít người biết sự hữu ích của tính năng này, tuy rằng phần lớn chúng ta thường phải làm việc với các bảng biểu khách hàng gửi đến. Tôi thường xuyên dùng trang tính Excel để trình bày giá và đặc tính sản phẩm, mà đưa những phần đó vào catalog để bộ phận sale có thể bán hàng. Nhiều designer cố gắng làm lại những bảng tính từ đầu đến cuối để đảm bảo sự gọn gàng và thu hút, nhưng việc này rất tốn thời gian, nhất là với những bảng tính lớn.
Giờ thì đã có một cách tốt hơn chính là tính năng “chèn bảng tính” trong Indesign. Bạn có thể nhập một bảng tính của khách hàng từ Excel và thay đổi tùy ý bạn muốn. Dùng tùy chỉnh “Place file” trong File Menu (hoặc Command/Control + D), lựa chọn “Show import options” và bạn sẽ có thể định dạng những ô nào cần đưa vào và tùy chỉnh chúng theo nhóm.
Học đi đôi với hành
Lý thuyết rất hữu ích và những bài viết như thế này có thể cho bạn những mẹo nhanh và hữu dụng nhưng cách học tốt nhất luôn phải đi đôi với thực hành. Nếu bạn mới học Indesign thì hãy cố gắng thử điều này: tham khảo những layout có sẵn ( như tạp chí, poster hay name card) và cố gắng thiết kế lại file mới tương tự. Tự làm quen với các công cụ, menu, và các tùy chỉnh, nếu bị bí, bạn có thể tìm kiếm những thủ thuật, mẹo hay tài liệu hướng dẫn hoặc học hỏi từ bạn bè.
Adobe Indesign là một ứng dụng rất linh hoạt và chưa đựng nhiều điều mới mẻ cần bạn khám phá. Hãy khám phá công cụ một cách thú vị nhất!
Nguồn: www.smashingmagazine.com
